Automatisierte Belegverarbeitung (FIS/fci, FIS/xee, FIS/edc)

Die „Automatisierte Belegverarbeitung“ fängt beim Einlesen der Dokumente an, wobei je nach Anforderung verschiedene Eingangskanäle zur Anwendung kommen können, z.B. Scannen von Papierbelegen, manueller PDF-Upload oder auch E-Mails mit dem Beleg als PDF-Anhang.
Nach dem Einlesen werden die Dokumente an den Erkennungsserver (hier FIS/fci) übergeben, der für das Auslesen der Daten (OCR), inklusive diverser logischer Prüfungen, zuständig ist.
Schon ab dem 1. Beleg können durch die sogenannte Freiformerkennung hohe Erkennungsraten erzielt werden. Darüber hinaus bieten diverse Lern- und Optimierungsmaßnahmen die Möglichkeit die Raten noch weiter zu steigern. Bei nicht erkannten Feldern steht das entsprechende Dokument dem Benutzer zur Korrektur zur Verfügung (hier FCI-COR).
Nach der Erkennung wird der Beleg revisionssicher archiviert (Late Archiving) und über die Schnittstelle (hier FIS/xee) ans ERP System (hier SAP) übergeben. Im SAP stehen diverse Belegmonitore (hier FIS/edc), z.B. für Rechnungen und Bestellungen, zur Verfügung und der Beleg (z.B. die Rechnung) wird automatisch im SAP generiert. Abschließend können noch unterschiedliche Genehmigungs-Workflows angestoßen werden.

Beratung

  • Beratung zur erforderlichen Server-Hardware und Infrastruktur (gemäß zu verarbeitender Dokumente und Anzahl der Benutzer)
  • Beratung zu den verschiedenen Arten wie Belege ans FIS/fci übergeben werden (z.B. Scannen, manueller PDF-Upload, E-Mail)
  • Erfahrung mit weiteren Belegarten: Lieferscheine, Bestellungen, Frachtrechnungen (FAP Prozess mit Erkennung zusätzlicher Felder wie LoadID, Weight, ChargeCode)
  • Erfahrung mit FIS/fci Sprachmodulen, z.B. chinesischer Zeichenerkennung und FCI-COR GUI auf Chinesisch
  • Erfahrung mit folgenden Ländern (insgesamt 133 SAP-Buchungskreise): AE, AT, AU, BE, CA, CH, CN, CZ, DE, DK, ES, FI, FR, GB, HK, HU, IE, IN, IT, JP, KR, LU, MA, MX, NG, NL, NO, NZ, PL, PT, RO, SE, SG, TH, TN, TR, TW, US, ZA
  • Schnittstellenerfahrung mit FIS/xee (XML-Datei aus FIS/fci, TraceViewer)
  • Erfahrung mit FIS seit 2006  

Scannen

  • Beratung bei der Scanner-Auswahl (gemäß Anzahl Dokumente)
  • Beratung zur benötigten PC-Hardware (z.B. Monitorgröße), Barcode-Label
  • Einrichtung von Scann-Profilen (Erfahrung mit QuickScan und Kodak Capture Pro)
  • Einrichten von Kofax VRS
  • Konfiguration der Schnittstelle zu FIS/fci

FIS/fci Definitionen

  • Einrichten und Testen von Tax-Codes, inkl. Definition der entspr. Steuersätze in FIS/fci
  • Konfiguration der FCI-Module, z.B. BCO (BatchCopy), BCR (BatchCreator), IME (Email-Modul)
  • Einrichten und definieren von Benachrichtigungen im Fehlerfall (z.B. IME Error Notifications)
  • IRSE – Erstellung der IRSE-Definitionen pro Prozess
  • Archivierung – SAP ArchiveLink (inkl. entspr. OACx Transkationen, FIS/fci Module ARC (Archiving) und LAR (LateArchiving)
  • Einrichten PixCore-Definitionen (z.B. für Archivierung)
  • Einrichten WinSCP (z.B. für Archivierung und/oder Image-Cache)
  • Einrichten SFTP-Client (z.B. TECTIA), z.B. zum sicheren Übertragen der SAP-Masterdaten
  • Testen des SAP-Masterdaten (txt- und xml-Format) Imports in FIS/fci (z.B. über den Fuzzy-Client)
  • Erstellen von Teststapeln
  • Einrichten und Erweitern von Bestellnummernkreisen
  • Aktivieren bzw. Deaktivieren von VAT ID bzw. Bank Account Checks in FIS/fci COR
  • Anpassen der FIS/fci Definitionen bei Mehrwertsteueränderungen
  • Einrichten unterschiedlicher Berechtigungen (z.B. für User, Key-User und Administratoren)
  • FCI-COR über Terminal- bzw. Citrix-Server möglich (Schnittstellendefinitionen)
  • Einrichten neuer Buchungskreise in bestehende Prozesse

Optimierung Erkennungsraten

  • Erstellung von IRSE-Reports und deren Auswertung (z.B. bei welchen Lieferanten macht eine Optimierung am meisten Sinn; wie sind die Erkennungsraten für einzelne Felder)
  • Erstellung von Templates für Betrags- und Positionsdaten, dynamische Templates
  • Optimierung der Lieferantenerkennung
  • Optimierung der Knowledge-DB (z. B. Bereinigung falsch erkannter Werte, wenn der FCI-COR-Benutzer falsche Werte zu oft bestätigt hat)
  • Optimierung der „Regulären Ausdrücke“
  • Einrichten und Testen von „Producer Exceptions“ (Verwendung alternativer Konverter für bestimmte Lieferanten)

Überwachung / Support

  • Unterstützung bei FIS/fci-Releasewechseln und Betriebssystemwechseln
  • Überwachung / Bereinigung der FIS/fci Server
  • Hilfe bei Problemen, z.B. Batch-Restart
  • Analyse der Log-Files
  • Analyse von Fuzzy-Server Problemen
  • Windows-Dienste (Überwachung, Restart, Optimierung)
  • FCSMC – Management-Konsole, Überwachung und Analyse der Prozesse, inkl. Batch Explorer
  • Lizenzmanagement, Empfehlungen für Lizenzerweiterungen (z.B. wann erforderlich)
  • Auswertung verarbeiteter Dokumente pro Buchungskreis (direkte DB-Abfrage und Import nach Excel), z.B. zur internen Kostenverteilung
  • Prozesskontrolle bzw. LCM (Life Cycle Manager)
  • Skript zum Feststellen von Unstimmigkeiten in den Batch-Verzeichnissen, Überwachung der Scann-Clients und Error-Flag-Files 
  • Erfahrung mit Ticketsystemen FIS/oss (inkl. Einrichtung in SAP), Remedy und ServiceNow
  • Erfahrung mit MS SQL Management Studio

Leave a Comment